سامانه مدیریت نشریات علمی دانشگاه امام حسین (ع)

شیوه نامه انتشار نشریات

مقدّمه

باتوجه به اهداف دانشگاه جامع امام حسین(علیه‌السلام) که باید محل تولید حرف برتر در جهان باشد انتظار می‌رود که با بالا بردن سطح دانشگاه و تعامل در سطح ملی، بین‌المللی و استفاده از علوم کشورهای دوست این مسیر محقق گردد. به‌طوری‌که در حوزه انتشار و چاپ نشریات بایستی ضرورت ایجاد رویه‌ای واحد و هماهنگ با فلسفه وجودی سپاه، اسناد بالادستی و لزوم هدایت مقالات به سمت نیازهای کشور و تولید و نشر مقالات مرجع و با کیفیت در پایگاه‌های استنادی داخلی و بین‌المللی به‌منظور پیشرفت علمی کشور مدنظر قرار گیرد. نشریه‌ها از منابع مهم دسترسی سریع و آسان استادان، پژوهشگران، دانشجویان و علاقه‌مندان به جدیدترین یافته‌های علمی و پژوهشی محسوب می‌شوند. نشریه‌های دانشگاه جامع امام حسین(علیه‌السلام) می‌توانند موجب توسعه کمی و کیفی یافته‌های علمی و زمینه‌ساز حل نظام مسائل و مشکلات ملی و بین‌المللی به ویژه سپاه و جهان اسلام باشند. یکی از مصادیق با اهمیت نشر یافته‌ها و مقالات علمی در نشریات، استفاده از زبان‌های بین‌المللی به‌ویژه زبان‌های انگلیسی و عربی در نمایه‌سازی مقالات است که می‌توان با انعکاس در پایگاه‌های معتبر بین‌المللی و جهان اسلام، در مسیر کسب مرجعیت علمی و انتشار حرف برتر در جهان گام برداشت. همچنین باتوجه به آنکه دانشگاه جامع امام حسین(علیه‌السلام) یک دانشگاه سازمانی است، لزوم نشر و چاپ یافته‌ها و مقالات علمی محرمانه نیز ضروری به‌نظر می‌رسد. لذا این شیوه‌نامه، به‌منظور تعیین مراحل و فرایند اخذ مجوز نشریات علمی تدوین گردیده است.

ب- تدابیر فرماندهی معظّم کُل قوا حضرت امام خامنه‌ای«مدظله‌العالی»

« خوشبختانه ما از لحاظ عدد مقالات، سطح بالایی داریم؛ منتها این کافی نیست بلکه باید بگوییم این دارای اهمیت زیاد هم نیست؛ آنچه مهم است کیفیّت مقالات است.» (1396/07/26)
« نباید رشد کمّی مقالات هدف قرار داده شود بلکه کیفیت مقالات و مهم‌تر از آن جهت‌گیری مقالات در تأمین نیازهای کشور، باید اصل قرار گیرد.» (1390/07/13).
« مقالات علمی باید به سمت نیازهای کشور هدایت بشود. ...، مقالاتی که نوشته می‌شود در جهت نیاز فلان کشور نباشد. این هم یک نکته است: هدایت مقالات به سمت نیاز کشور.» (1395/03/29).

پ- اهداف و نتایج مورد انتظار

1) توسعه توأمان کمی و کیفی یافته‌های علمی
2) تبادل دانش به‌صورت نشر یافته‌ها و مقالات علمی با زبان‌های بین‌المللی؛
3) کمک به مرزشکنی علمی و کسب مرجعیت در تولید و انتشار حرف برتر در جهان؛
4) ایجاد زمینه ارتقاء سطح دانش علمی استادان، پژوهشگران و دانشجویان؛
5) کمک به مستندسازی نتایج حاصل از طرح‌های پژوهشی خاتمه یافته؛

ج- دامنۀ کاربرد

دامنۀ کاربرد این شیوه نامه، کلیۀ رده‌های دانشگاه جامع امام حسین(ع) است.

چ- تعاریف و اختصارات

دانشگاه : منظور دانشگاه جامع امام حسین (ع) است.
وزارت عتف: منظور وزارت علوم، تحقیقات و فناوری جمهوری اسلامی ایران است.
وزارت ارشاد: منظور وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی جمهوری اسلامی ایران است.
سازمان اسناد: منظور سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران است.
دانشکده / پژوهشکده: منظور در این شیوه نامه دانشکده و پژوهشکده/پژوهشکده/مرکز مستقل تابعه دانشگاه جامع امام حسین(علیه‌السلام) است.
شورای عالی پژوهش دانشگاه: منظور شورای عالی پژوهش و فناوری دانشگاه بوده که عالی‌ترین مرجع سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی، نظارت و ارزیابی پژوهش و فناوری در دانشگاه است.
شورای پژوهش دانشگاه: منظور شورای پژوهش و فناوری دانشگاه است که مرجع سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی، نظارت و ارزیابی پژوهش و فناوری در سطح معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه است.
شورای پژوهش دانشکده/مرکز: منظور شورای پژوهشی است که در سطح دانشکده، پژوهشکده و مراکز مستقل تشکیل می‌گردد و وظایفی همچون سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی، نظارت و ارزیابی پژوهش و فناوری در سطح دانشکده، پژوهشکده و مراکز مستقل بر عهده دارد.
انتشارات دانشگاه: به موسسه چاپ و انتشارات دانشگاه جامع امام حسین(علیه‌السلام) اطلاق می‌گردد.
نشریه: به پی‌آیند(سریال)های چاپی و غیرچاپی و نشریات علمی، تخصصی و سازمانی (داخلی) اطلاق می‌شود که از سوی دانشکده‌ها و پژوهشکده‌ها و مراکز مستقل تابع دانشگاه انتشار می‌‍یابد. این پی‌آیند، در قسمت‌هایی مجزا و با شماره و تاریخ مستقل، به مدت نامحدود و در فاصله زمانی مشخصی به صورت منظم منتشر می‌شوند.
ارکان نشریه: به افراد دارای مسئولیت در نشریه از قبیل مدیرمسئول، سردبیر و جانشین سردبیر، دبیر تخصصی و اعضاء گروه دبیران گفته می‌شود.
عضـو هیئت‌علمـى: فـرد برجسـته‌ی علمـی یـا خبـره‌ای اسـت کـه بـه درخواسـت دانشـکده، پژوهشـکده و یا مراکز مسـتقل بـا تصویب هیئت اجرایـی جـذب مرکـز آموزش عالـی و حکم رسـمی فرمانـده مرکز آمـوزش عالی برای انجـام وظایـف تربیتـی، آموزشـی و پژوهشـی به‌عنـوان عضـو هیئت‌علمی انتخـاب و به‌کارگرفتـه می‌شـود.
پژوهشگر (محقق): فردی که ضمن برخورداری از حد مورد انتظار شایستگی‌های پاسداری و دارا بودن توانمندی‌های تخصصی و قابلیت‌های فردی لازم برای انجام پژوهش، تحقیق و شناخت بهنگام و جامع نسبت به پیشینه، ادبیات و یافته‌های علمی و دانشی در یکی از موضوعات مأموریتی و یا زیرساختی سپاه، به امور پژوهشی می‌پردازد.
صاحب امتیاز: صاحب امتیاز تمامی نشریات، دانشگاه جامع امام حسین(علیه‌السلام) خواهد بود.
مدیرمسئول: فردی است کلیه مسئولیت‌های حقوقی و اجرایی نشریه را بر پایه قوانین و مقررات کشور و سیاست‌های ابلاغی برعهده دارد. مدیرمسئول توسط صاحب امتیاز تعیین می‌گردد و فرآیند تأیید آن در وزارت ارشاد صورت می‌پذیرد.
سردبیر: فردی خبره در حوزه موضوعی نشریه است که مسئولیت اداره و هدایت امور علمی و محتوایی نشریه، از جمله تهیه شیوه‌نامه تدوین مقاله‌ها و بررسی و ارزیابی اولیه آنها، به‌منظور تصویب گروه دبیران و ارائه گواهی پذیرش یا عدم پذیرش مقالات را برعهده دارد.
جانشین سردبیر: فردی که در یک یا همه حوزه‌های تخصصی نشریه تخصص دارد و تمام وظایف سردبیر نشریه را برعهده می‌گیرد و بنا به ضرورت توسط سردبیر به مدیرمسئول نشریه پیشنهاد و با تأیید معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه منصوب می‌گردد.
دبیرتخصصی: فرد یا افرادی که در یک یا چند حوزه تخصصی نشریه تخصص دارند و وظایف محوله از سوی سردبیر نشریه از قبیل تعیین، پیگیری و بررسی کیفیت داوری مقالات را برعهده دارد و بنا به ضرورت توسط سردبیر به مدیرمسئول نشریه پیشنهاد و با تأیید معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه منصوب می‌گردند.
مدیر اجرایی: فردی است دارای مهارت‌های لازم در امور اجرایی نشریه که تمامی امور اجرایی نشریات را به کمک کارشناسان اجرایی، مدیریت و با تعامل با سایر ارکان نشریه و مطابق فرآیند ابلاغی معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه مقالات را آماده‌سازی نموده و در نشریه به چاپ می‌رساند
کارشناس اجرایی: فردی است دارای مهارت‌های لازم در امور اجرایی نشریه که جهت پیش‌برد اهداف و کارهای محوله از سوی مدیر اجرایی نشریه فعالیت می‌نماید.
داور (متخصص): فردی است که از سوی سردبیر نشریه به‌منظور ارزیابی تخصصی و داوری مقاله قبل از چاپ و انتشار تعیین می‌شود.
نویسنده مقاله: به فردی گفته می‌شود که یک دستاورد و پژوهش علمی را به صورت مقاله نوشتاری ارائه می‌نماید.
نویسنده مسئول مقاله: فردی است که مقاله را از لحاظ علمی، انسجام و هماهنگی بین بخش‌های مختلف را مورد بررسی قرار می‌دهد همچنین وظیفه مکاتبه با نشریات، پیگیری روند، رفع اصلاحات و تأیید نهایی مقاله را نیز بر عهده دارد.
ویراستار ادبی: فردی است که مطابق شیوه‌نامه ابلاغی مؤسسه چاپ و انتشارات دانشگاه به ویرایش محتوایی یا ادبی یا صوری (فنی) و یا تلفیقی متون مبادرت می‌نماید.
صفحه‌آرایی: فردی است که مطابق شیوه‌نامه ابلاغی مؤسسه چاپ و انتشارات دانشگاه، به حروف‌نگاری و صفحه‌آرایی کتاب‌ها یا نشریات مبادرت می‌نماید.
نمونه خوان (مصحح): فردی است که با مطابقت متن حروف‌نگاری شده با دست‌نوشت اثر یا تطبیق یک نمونۀ حروف‌نگاری شده با نمونۀ قبلی و غلط‌گیری آن، تا تحصیل نمونۀ نهایی، به اصلاح یا تصحیح متن حروف‌نگاری می‌پردازد.
نسخه الکترونیکی نشریه: تمامی آثاری است که با فناوری رایانه‌ای قابلیت انتشار دارند و به صورت الکترونیک در دسترس‌اند. منابع ناپیوسته و منابع برخط (آنلاین) از این جمله‌اند. این گونه منابع نسخه چاپی ندارند و در شبکه اینترنت یا در قالب نوارهای آموزشی صوتی و تصویری، لوح فشرده تهیه و عرضه می‌شوند.
نسخه چاپی نشریه: نشریه‌ای که از طریق و با نشان دانشگاه، شمارۀ ترتیب و درج عبارت «انتشارات دانشگاه جامع امام حسین(علیه‌السلام)» چاپ شده است.
نسخه نمونه نشریه: نشریه‌ای که که پس از انجام ویراستاری، صفحه آرایی به صورت نسخه چاپی تهیه می‌شود تا اشکالات احتمالی برطرف و تأیید نهایی را از مدیر مسئول به‌منظور چاپ با تعداد بیشتر از یک نسخه را اخذ نماید.
نسخه نهایی نشریه: نشریه‌ای که که پس از چاپ نسخه نمونه، نمونه‌‌خوانی و اعمال اصلاحات نهایی به صورت نسخه چاپی تهیه می‌شود این نسخه تأیید نهایی را از مدیر مسئول اخذ نموده و با تعداد بیشتر از یک نسخه، چاپ شده است.
نمایه‌سازی: یکی از مهم‌ترین روش‌های نگهداری و حفظ نسخه الکترونیکی یافته‌های علمی و پژوهش به شماره می‌آید و به‌واسطه آن عموم مردم می‌تواند در راستاری اهداف پژوهشی خود به آنها دسترسی و استفاده نمایند.
سامانه نشریات دانشگاه: به بستری گفته می‌شود که بر روی سامانه دانشگاه ایجاد و تمامی نشریات دانشگاه در آن قرار داده می‌شوند.
سامانه مجازی نشریه: به بستری گفته می‌شود که بر روی سامانه نشریات دانشگاه ایجاد و مشخصات، اهداف موضوعی، ارکان و مقالات نشریه در آن انتشار و در معرض دید عموم قرار داده می‌شود.
پروانه انتشار و چاپ نشریات: یک سند تک برگ بوده که توسط کمیسیون مطبوعات وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی صادر و مجوز فعالیت و انتشار محتوا را به آن رسانه می‌دهد و با توجه به نوع و دوره انتشار برای تمامی نشریات، پروانه مذکور پس از انتشار و یا چاپ نهایی حداقل 2 شماره نشریه توسط معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه از وزارت ارشاد اخذ و در سامانه نشریه درج می‌گردد.
شماره استاندارد بین‌المللی پیایند (شاپا): یک شماره یکتا 8 رقمی است که توسط سازمان اسناد و مدارک کشور صادر و به منظور تمیز قرار دادن مشخصات و محتوای نشریات از یکدیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد. شماره استاندارد بین‌المللی پیایند به دو صورت شاپا-الکترونیکی برای نشریاتی که نسخه الکترونیکی منتشر می‌نمایند و شاپای چاپی برای نشریاتی که نسخه چاپی منتشر می‌نمایند تولید می‌گردد و در صورتی که نشریاتی هر دو سند (الکترونیکی و چاپی) را منتشر نماید می‌تواند هر دو شاپا را اخذ نماید.
اعلام نیاز: سند رسمی است که توسط کاربر تهیه شده و شامل عنوان دقیق مسئله / نیاز رده و مهم‌ترین ملاحظات مدنظر کارفرما / کاربر جهت حل آن مسئله است.
نقشه راه: چارچوبی است که مسیر حرکت را از وضع موجود به وضع مطلوب ترسیم می‌کند.
طرح تفصیلی: نقشه راه میان‌مدت اعضای هیئت‌علمی و پژوهشگران دانشگاه است که برنامه عملیاتی آنان را برای مدت پنج سال پس از جذب و یا ارتقا از یک مرتبه علمی به مرتبه دیگر تعیین می‌نماید.
رده‌ی کاربر: منظور از رده کاربر، رده‌ی وابسته به سپاه است که ضمن انتقال مسائل، مشکلات و نیازمندی‌های علمی خود به دانشگاه از خدمات آموزشی، پژوهشی، مدیریت دانش و مشاوره تخصصی و مدیریتی آن بهره می‌گیرد.
نویسنده داخلی:منظور در این شیوه نامه، عضو هیئت علمی یا پژوهشگر جمعی دانشگاه جامع امام حسین(ع) که دارای طرح تفصیلی است.
کارشناس نشریه: منظور در این شیوه نامه کارشناس نشریه جمعی مدیریت تبادل و نشر دانش تابعه معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه است.
دو سر کور: نحوه داوری مقاله که هیچ کدام از طرفین داوری (نویسنده مقاله و داور) از مشخصات همدیگر اطلاع ندارند.
پذیرش اولیه: منظور پذیرش علمی مقاله در نشریه است.

مدل اجرای فرآیند

ب- دستورهای اجرایی

1- پذیرش مقاله:

1-1-نویسنده نسبت به ارائه مقاله در قالب ارائه شده به نشریه با تعهد به عدم بارگذاری مقاله دارای طبقه بندی اقدام می‌نماید.

تبصره 1: مقالات دارای طبقه‌بندی عادی از طریق سامانه نشریه، مقالات دارای طبقه‌بندی محرمانه به صورت دستی و یا از طریق سامانه‌ی داخلی سپاه دریافت می‌گردند.
تبصره 2:حفا نشریاتی را می بایست مقاله را خارج از سامانه اینترنتی و بصورت دستی دریافت نمایند، بصورت مکتوب به مدیر مسئول اعلام نماید.
تبصره 3: مقالات خروجی و نتیجه پروژه‌ها همانند سایر مقالات دارای یک فرآیند بوده و بایستی برای نشریه مرتبط با موضوع مقاله ارسال گردند.
تبصره 4: مقالات ارسالی می‌بایست به صورت نسخه نوشتاری (word) و در ساختار و قالب اعلامی نشریه مدنظر، توسط نویسنده تهیه و ارسال گردد.

2-1-مقاله واصله نشریه ابتدا توسط سردبیر و یا جانشین سردبیر با توجه به طرح تفصیلی استاد/پژوهشگر یا نقشه راه دانشکده/مرکز ظرف مدت حداکثر 10 روز پس از دریافت مورد ارزیابی و غربالگری اولیه قرار می‌گیرد به‌طوری‌که ارتباط موضوعی مقاله با محورهای موضوعی نشریه و نوع ساختار و محتوای مقاله بررسی می‌شود. درصورت تأیید ، اگر نویسنده داخلی باشد، نسبت به بررسی انطباق آن با طرح تفصیلی استاد/پژوهشگر و بررسی اقدام می کند. درصورت عدم تأیید، فرآیند متوقف می شود.

تبصره 5: توضیحات تکمیلی در مورد ارکان،وظایف و تعاملات نشریه در (پیوست شماره 1) توضیح داده شده است

3-1-پس از تایید اولیه توسط سردبیر، مقاله برای کارشناس نشریه ارسال می‌گردد تا حداکثر ظرف مدت 5 روز ساختار و قالب ظاهری مقاله و فرم‌های همراه فرم تعهد (فرم شماره 053-01) و فرم تعارض منافع (فرم شماره 054-01) مورد بررسی قرار گیرد. در صورتی که ساختار و قالب ظاهری مقاله و فرم‌های همراه، مورد تایید کارشناس نشریه نباشد، موارد نیازمند اصلاح ، برای نویسنده مقاله ارسال می‌گردد و چنانچه مورد تایید باشد، مقاله برای انجام فرآیند داوری به سردبیر ارسال می‌گردد.

تبصره 6: نویسنده داخلی مقاله می‌بایست فرم تطابق موضوع مقاله را با طرح تفصیلی استاد/پژوهشگر یا نقشه راه دانشکده/مرکز تکمیل و پس از اخذ تاییدیه ارتباط موضوعی مقاله از معاون علمی و تربیتی دانشکده/ پژوهشکده، همراه مقاله و سایر فرم‌ها برای نشریه ارسال نماید.
تبصره 7: چنانچه مقاله برای اصلاح و ارسال مجدد برای نویسنده ارسال گردد و نویسنده ظرف حداکثر 60 روز مقاله را برای نشریه ارسال ننماید، مقاله از سیر و فرآیند پذیرش و چاپ خارج می‌گردد.
تبصره 8: در صورتی که سطح طبقه‌بندی نشریه، محرمانه باشد، طبقه‌بندی مقاله توسط سردبیر مورد بررسی قرار گرفته و تنها مقالات محرمانه در این نشریه چاپ می گردد.

4-1-مقاله واصله نشریه پس از ارزیابی و غربالگری اولیه ظرف مدت حداکثر 10روز به منظور تایید علمی برای داوران متخصص و مرتبط با موضوع مقاله توسط سردبیر ارسال می‌گردد، به طوری که برای هر مقاله حداقل تعداد 2 داور تعیین می‌شود و داوری مقاله به صورت دو سر کور انجام می‌پذیرد. پس از مشخص شدن نتیجه داوری هر دو داور و تایید نظر داوران توسط سردبیر یا جانشین سردبیر، در صورتی که نظر هر دو داور قابل پذیرش و یا غیر قابل پذیرش باشد به ترتیب مقاله پذیرش اولیه(علمی) و یا عدم پذیرش را اخذ می‌نماید و چنانچه نظر داوران با یکدیگر تفاوت داشته باشد بنابر تصمیم سردبیر با جانشین سردبیر مقاله می‌تواند پذیرش اولیه(علمی) و یا عدم پذیرش را اخذ و یا برای دریافت نظر داور سوم ارسال گردد.

تبصره 9: سردبیر، جانشین سردبیر و دبیر تخصصی نشریه می بایست قبل از ارسال مقالات برای داوران، دوره توجیهی حفاظتی و تأمینی را گذرانده و بر اساس آن اقدام به ارسال مقاله برای داوران نمایند.
تبصره 10: داوران هر مقاله توسط سردبیر یا جانشین سردبیر و یا بنابر تصمیم سردبیر توسط دبیر تخصصی تعیین و ارسال می‌گردد.
تبصره 11: نظر داور مقاله می‌بایست ظرف مدت حداکثر 14 روز پس از تایید داور برای نشریه ارسال گردد و در صورت تاخیر کارشناس نشریه می‌بایست به ترتیب با ارسال ایمیل، تماس با داور و تماس با سردبیر پیگیر داوری مقاله باشد و چنانچه داور ظرف مدت 30 روز نظر خود را برای نشریه ارسال ننماید، داوری ایشان لغو و سردبیر بایستی داوری دیگر جایگزین ایشان نماید.
تبصره12: کل فرآیند داوری مقاله با تمامی اصلاحات و بازنگری‌ها می‌بایست ظرف مدت حداکثر 6 ماه انجام پذیرد و در صورتی که فرآیند داوری از 6 ماه فراتر رود، سردبیر نشریه می‌بایست در مورد آن تصمیم‌گیری نماید.

5-1- درصورتی که مقاله توسط داوران تأیید گردند و پذیرش اولیه را از سوی سردبیر و یا جانشین سردبیر اخذ نمایند، گواهی‌ای با عنوان گواهی پذیرش اولیه برای مقاله مذکور صادر می‌گردد و در سامانه نشریه به‌منظور بهره‌برداری نویسنده بارگذاری می‌شود.

تبصره13: گواهی پذیرش اولیه مقاله پس از ثبت پذیرش اولیه در سامانه نشریه، صادر و توسط مدیراجرایی یا سردبیر و یا جانشین سردبیر امضاء می‌گردد.
تبصره14: در گواهی پذیرش اولیه مقاله، بایستی مسئله پذیرش اولیه بودن در نشریه و چاپ و انتشار مقاله در صورت تأیید در جلسه گروه دبیران قید گردد.
تبصره 15: در صورت لزوم و تأیید معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه می‌توان گواهی پذیرش اولیه برای نویسندگان صادر نشود و تنها گواهی پذیرش نهایی پس از تأیید مقاله در جلسه گروه دبیران صادر گردد.

چاپ و انتشار نشریه

2-1-مقالات پس از اخذ پذیرش اولیه در نشریات دانشگاه بایستی تا تشکیل جلسه گروه دبیران در سامانه نشریه بایگانی شوند و چنانچه تعداد مقالات بایگانی شده به‌منظور ارائه در جلسه به حد نساب برسد، جلسه گروه دبیران توسط سردبیر یا جانشین سردبیر و به کمک کارشناس نشریه تشکیل شده و محتوا مقالات و نظرات داوران، توسط اعضاء ارزیابی می‌گردد. در صورتی که مقالات در جلسه گروه دبیران رأی اکثریت (نصف افراد حاضر در جلسه به‌علاوه یک نفر) را اخذ ننمایند، در نشریه پذیرش نمی‌شوند و چنانچه رأی اکثریت را اخذ نمایند، شماره/فصلنامه/سال انتشار و چاپ مقالات در نشریه مورد پذیرش مشخص می‌گردد.
تبصره 16: تمامی مقالات به‌منظور انتشار و چاپ در نشریات علمی دانشگاه بایستی در جلسه گروه دبیران ارزیابی و رأی اکثریت اعضاء حاضر را اخذ نمایند.
تبصره 17: جلسه گروه دبیران با تعداد یک دوم اعضاء به همراه سردبیر رسمیت پیدا خواهد نمود.
تبصره18: جلسه گروه دبیران بایستی به‌منظور ارزیابی مقالات چاپی در نشریه برای هر دوره انتشار و به‌منظور بازبینی محورهای موضوعی نشریه برای هر دو دوره انتشار حداقل یک مرتبه تشکیل شود.
تبصره 19: تعداد حد نساب مقالات به‌منظور تشکیل جلسه گروه دبیران برابر تعداد مقالات چاپی در نشریه به‌علاوه 2 مقاله می‌باشد.
تبصره 20: تعیین زمان تشکیل جلسه و هماهنگ نمودن اعضاء گروه دبیران برعهده سردبیر و یا جانشین سردبیر بوده و تهیه صورتجلسه و آماده‌سازی مشخصات مقالات به‌منظور ارائه در جلسه گروه دبیران برعهده کارشناس نشریه می‌باشد.
تبصره 21: چگونگی ارزیابی مقالات توسط اعضاء گروه دبیران توسط سردبیر یا جانشن سردبیر پیشنهاد و با تأیید معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه می‌تواند به سه شکل انجام ‌گیرد:

1. ارزیابی مقالات به صورت تشکیل جلسه حضوری؛
2. ارزیابی مقالات به صورت تشکیل جلسه مجازی و برخط به‌وسیله وبینار؛
3. ارزیابی مقالات به صورت مجازی و غیر برخط به‌وسیله سامانه نشریه.

تبصره 22: جلسه گروه دبیران برای نشریات تخصصی و داخلی تنها به‌منظور بازبینی محورهای موضوعی نشریه بایستی تشکیل گردد و نیاز به تشکیل گروه دبیران به‌منظور ارزیابی مقالات چاپی در نشریه نمی‌باشد.
2-2-چنانچه زمان انتشار و چاپ مقالات (شماره/دوره انتشار/سال) در نشریه مشخص شود بایستی استعلامات مکتبی و امنیتی مقالات مذکور توسط دانشکده/پژوهشکده اخذ گردد به‌طوری‌که استعلام رعایت اصول لازم برای نشر محتوا از حوزه نمایندگی ولی فقیه، استعلام تعیین و تأیید طبقه‌بندی مقاله از معاونت ایمنی و اقدامات تأمینی و استعلام رعایت اصول امنیتی حفا اخذ می‌شود.

تبصره 23: معاونت ایمنی و اقدامات تأمینی و حوزه نمایندگی ولی فقیه می‌بایست برای پاسخ به استعلامات حداکثر ظرف مدت 7روز کاری اقدام نموده و حفای دانشگاه نیز تا 7روزکاری پس از صدور پاسخ معاونت ایمنی و اقدامات تأمینی نسبت به صدور پاسخ استعلام اقدام نماید.
تبصره 24: متولی اخذ استعلامات مکتبی و امنیتی مقالات، دانشکده/پژوهشکده بوده و می‌بایست برای تمامی مقالاتی که در نشریات عادی دانشگاه جامع امام حسین(علیه‌السلام)، انتشار و چاپ می‌یابد، استعلام امنیتی را از معاونت ایمنی و اقدامات تأمینی و حفای دانشگاه اخذ نموده و طبقه‌بندی مقالات مشخص شده باشد.
تبصره 25: چنانچه طبقه‌بندی مقاله‌ای محرمانه اعلام شده باشد و مقاله مذکور برای نشریه دارای طبقه‌بندی عادی ارسال شده باشد بایستی به سرعت مقاله از سامانه نشریه حذف و فایل مقاله به همراه فرم‌های ارسالی و مشخصات نویسندگان در سیستم اداری ذخیره گردد و مراتب به صورت کتبی به معاونت پژوهش و فناوری و حفای دانشگاه اطلاع داده شود.
تبصره 26: نیازی به اخذ استعلام امنیتی برای مقالات نشریات دارای طبقه‌بندی محرمانه نمی‌باشد و تنها بایستی استعلام مکتبی مقالات اخذ گردد.
2-3-گواهی پذیرش نهایی مقاله پس از تعیین زمان انتشار و چاپ مقالات (شماره/دوره انتشار/سال) در نشریه و اخذ استعلامات مکتبی و امنیتی، با نامه رسمی مدیر مسئول با هماهنگی معاونت پژوهش صادر می‌گردد و در سامانه نشریه به‌منظور بهره‌برداری نویسنده بارگذاری می‌شود.

تبصره 27: گواهی پذیرش نهایی مقاله بایستی توسط سردبیر امضاء گردد و چنانچه ایشان به هردلیلی در زمان صدور گواهی حضور نداشته باشند، جانشین سردبیر و یا مدیرمسئول نشریه می‌توانند گواهی را از طرف سردبیر امضاء نمایند.
تبصره 28: در گواهی پذیرش نهایی مقاله به غیر از مقالات محرمانه بایستی نوع، عنوان مقاله، زمان انتشار و چاپ (شماره/دوره انتشار/سال) در نشریه مورد پذیرش قید گردد.
تبصره 29: چنانچه طبقه‌بندی مقاله‌ای محرمانه اعلام شده باشد و در نشریه پذیرش نهایی را اخذ نموده باشد، گواهی پذیرش نهایی مقالات دارای طبقه‌بندی صادر می‌گردد.
2-4- مدیر مسئول، مقالات دارای پذیرش نهایی را پس از تعیین زمان انتشار و چاپ (شماره/دوره انتشار/سال) در نشریه، به‌منظور آماده‌سازی، انتشار و چاپ با تکمیل و ارسال فرم درخواست انتشار مقالات جدید به همراه استعلامات مکتبی و امنیتی به معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه معرفی می‌نماید.

تبصره 30: مقالات به‌منظور انتشار و چاپ در نشریه بایستی توسط مدیرمسئول نشریه معرفی گردند و در صورت نیاز مدیرمسئول می‌تواند این مسئولیت را برعهده سردبیر قرار دهد، بدین‌منظور بایستی مراتب را کتباً به معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه اعلام نماید.
تبصره 31: معرفی مقالات نشریات علمی و یا نشریاتی که در حال اخذ درجه علمی هستند به‌منظور اخذ امتیاز مرتبط با زمان انتشار و چاپ مقالات وزارت عتف بایستی یک ماه قبل از شروع هر دوره انتشار نشریه صورت گیرد.
تبصره 32: در صورت وجود هر نوع تغییر پس از معرفی مقالات به‌منظور انتشار و چاپ در نشریه بایستی کتباً به معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه اطلاع داده شود.
2-5- ویراستاری ادبی، صفحه آرایی و ترجمه مقالات به‌منظور انتشار و چاپ در نشریات دانشگاه بر اساس قالب ارائه شده در سامانه نشریات دانشگاه توسط معاونت پژوهش و در تعامل با نویسنده صورت می‌گیرد.

تبصره33: تمامی چکیده‌ مقالات نشریات علمی و تخصصی بایستی به زبان انگلیسی ترجمه گردند.
تبصره 34: تمامی چکیده‌ مقالات نشریات علمی و تخصصی حوزه علوم انسانی بایستی علاوه بر زبان انگلیسی به زبان عربی نیز ترجمه گردند و برای سایر حوزه‌ها نیز با پیشنهاد مدیرمسئول نشریه و تأیید معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه بلامانع می‌باشد.
2-6-مقالات پس از آماده‌سازی توسط کارشناس نشریه به صورت نسخه الکترونیکی بر روی سامانه نشریه و به صورت نسخه نمونه چاپی برای چاپخانه ارسال می‌گردد.

تبصره 34: نسخه الکترونیکی بایستی حداکثر تا 7 روز پس از آماده‌سازی بر روی سامانه نشریه قرار داده شود.
تبصره 35: نسخه نمونه چاپی بایستی حداکثر تا 7 روز پس از آماده‌سازی برای چاپخانه ارسال گردد.
2-7- نسخه نمونه چاپی مقالات پس از دریافت از چاپخانه به‌منظور بررسی نهایی برای دانشکده/پژوهشکده ارسال می‌گردد و با تأیید مدیرمسئول نشریه و تحویل نسخه نمونه به دفتر نشریات دانشگاه، اصلاح نهایی انجام و نسخه الکترونیکی و چاپی مقالات مجدد به ترتیب در سامانه نشریه به‌روزرسانی و برای چاپ نهایی به چاپخانه ارسال می‌گردد.

تبصره 36: دانشکده/پژوهشکده موظف است نسخه نمونه را حداکثر تا 10 روز بررسی و نتیجه را به دفتر نشریات ارسال نماید.
تبصره37: با توجه به لزوم ساماندهی توزیع نشریات چاپ شده، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، استفاده بهینه کاربران و پژوهشگران از مقالات مندرج و دسترسی سریع و به موقع متقاضیان نشریات، لازم است فرآیند زیر اجرا گردد:

دانشکده/پژوهشکده	معاونت پژوهش و فناوری	کتابخانه‌های دانشگاه	وزارت ارشاد و کتابخانه ملی و مجلس شورای اسلامی
3	1	2	6

تبصره 38: دانشکده/پژوهشکده که تعداد نسخه چاپی بیشتری نیاز دارند بایستی با تقبل هزینه درخواست خود را به‌صورت مکتوب به مدیریت تبادل و نشر دانش دانشگاه ارسال نمایند.
2-8- پس از به‌روزرسانی نسخه الکترونیکی مقالات در سامانه نشریات دانشگاه و چاپ نسخه نهایی، نشریه توسط کارشناس نشریه در پایگاه‌های علمی کشور، جهان اسلام و بین‌المللی قابل اقدام، نمایه‌سازی می‌گردد.

تبصره 39: تمامی نشریات علمی بایستی در سطح بین‌المللی و در پایگاه‌های علمی همچون ISC، دوآج، روآد، گوگل اسکولار، جهاد دانشگاهی(SID)، سیویلیکا، نورمگز ومگ ایران، عضویت و نمایه‌سازی شوند و درصورت عدم عضویت، دانشکده/پژوهشکده موظف‌اند اقدامات لازم را انجام و درصورت نیاز با دفتر نشریات دانشگاه در این خصوص ارتباط داشته باشند.
تبصره 40: نشریات تخصصی تنها در پایگاه‌های علمی داخلی و جهان اسلام، عضویت و نمایه‌سازی می‌شوند و می‌تواند با پیشنهاد مدیرمسئول و تأیید معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه در پایگاه‌های علمی بین‌المللی نیز عضویت و نمایه‌سازی گردند.
تبصره 41: نشریات داخلی با طبقه‌بندی محرمانه در هیچ پایگاه علمی‌، نمایه‌سازی نمی‌شوند و نشریات داخلی با طبقه‌بندی عادی نیز می‌تواند با پیشنهاد مدیرمسئول و تأیید مدیریت تبادل و نشر دانش دانشگاه در پایگاه‌های داخلی و جهان اسلام عضویت و نمایه‌سازی شوند.
2-9- میزان حق‌الزحمه‌ پرداختی ارکان نشریه هر ساله توسط معاونت پژوهش و فناوری، پیشنهاد و با تأیید فرماندهی دانشگاه، تعیین و در برنامه عمل کلی سالانه معاونت پژوهش توسط فرمانده دانشگاه ابلاغ می‌گردد.

تبصره 42: میزان واحد معادل پژوهشی ارکان نشریه، مطابق ضوابط معاونت پژوهش و فناوری می‌باشد.
تبصره 43: پس از پرداخت حق‌الزحمه‌ها مدیریت تبادل و نشر دانش دانشگاه می‌بایست به‌وسیله پست الکترونیکی، حق‌الزحمه پرداختی را به ارکان نشریات اطلاع‌رسانی نمایند.
تبصره44: حق‌الزحمه‌ پرداختی ارکان نشریه بایستی حداکثر هر سه ماه یکبار به شرط چاپ نسخه نهایی نشریه، توسط معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه گزارش و پرداخت گردد.
2-10- گواهی همکاری ارکان نشریه پس از درخواست متقاضی و تأیید معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه صادر و توسط مدیرمسئول امضاء می‌گردد.

تبصره 45: گواهی همکاری ارکان نشریه به‌منظور بهره‌گیری و درخواست متقاضی صادر شده، به‌طوری‌که میزان و نوع همکاری متقاضی در آن قید می‌گردد.

پیوست ها